Secțiunea de mai jos explică mai în detaliu ce face programul de resurse umane HRiFlow la fiecare dintre aceste etape: cum recrutează, cum organizează structura companiei, cum generează și păstrează documentele, cum avertizează asupra termenelor limită și cum se leagă toate acestea de pontaj și salarizare. 

Ce este softul de resurse umane HRiFlow

Programul de resurse umane HRiFlow administrează ciclul complet de viață al unui angajat: recrutare, angajare, organizarea echipelor, gestionarea documentelor, evaluarea performanței și, la nevoie, încetarea contractului. În loc să țină aceste informații împrăștiate în fișiere Excel, foldere partajate și e-mailuri, compania le are centralizate într-un singur loc, actualizate în timp real și accesibile de pe orice dispozitiv.

Fiecare acțiune relevantă (angajare, suspendare, încetare de contract) se poate transmite în Reges Online din interiorul aplicației. Nu mai există pasul intermediar de a introduce aceleași date de două ori într-un alt sistem.

Recrutare și angajare

În HRiFlow, prin modulul de recrutare pot fi gestionate joburile, candidații și interviurile.

Pentru fiecare post deschis, stabilești categoria, locația, numărul de posturi deschise și alte informații relevante. Anunțul poate fi distribuit din aplicație pe platformele de recrutare BestJobs, eJobs, OLX, LinkedIn sau pe site-ul companiei, iar toate candidaturile ajung în HRiFlow.

Acestea pot fi filtrate ulterior după criteriile care contează pentru tine (stadiul aplicării, experiența, datele de contact etc.). Interviurile se programează tot de aici, iar odată stabilit interviul, atât candidatul, cât și recrutorul primesc pe e-mail informațiile necesare ( data, ora și linkul pentru interviu). Când ai ales candidatul potrivit, poți începe un flux de angajare în care responsabilul HR are la vedere toți pașii necesari pentru ca angajarea să fie finalizată conform legislației și politicii companiei: crearea contului în HRiFlow, generarea fișei de post și a contractului, inclusiv transmiterea angajatului în Reges Online direct din aplicație.

Roluri și structura companiei

Fiecărui angajat îi poți atribui o funcție, cu codul COR oficial corespunzător, și îl poți include în echipa sau în echipele din care face parte efectiv. Practic, îți organizezi compania în echipe și departamente, iar această structură este reflectată în organigramă.

Tot aici stabilești și ce tip de utilizator este fiecare persoană în aplicație: un membru obișnuit de echipă, un lider care poate ponta sau administra colegii din echipa lui, sau un utilizator cu permisiuni suplimentare, în funcție de responsabilitățile pe care le are în companie. Această configurare îți permite să alegi cine are acces la datele sensibile ale companiei (contracte de muncă, salarii sau alte documente personale).

Organigrama companiei

Organigrama din HRiFlow se actualizează automat. Asta înseamnă că, de îndată ce apare o angajare sau o încetare de contract, structura reflectă noua realitate. Cu o astfel de organigramă dinamică, ești pregătit oricând pentru un audit sau un control, fără pregătire de ultim moment.

Poți vedea structura la două niveluri: general, cu departamentele, liderii și numărul de membri din fiecare echipă, sau detaliat pe echipe, cu informații suplimentare precum numărul contractului, codul COR, data angajării, norma de lucru sau datele de contact ale fiecărei persoane. Dacă un angajat lucrează efectiv în două echipe, organigrama îl va reflecta în ambele echipe. Poți introduce funcțiile în platformă sau le poți încărca dintr-un fișier Excel, iar organigrama poate fi printată sau exportată în format PDF sau Excel, pentru situațiile în care ai nevoie de ea pe hârtie sau într-un raport extern.

Management documente

Documentele care, în mod normal, consumă ore bune din timpul unui specialist HR (contractele, actele adiționale, adeverințele etc.) se generează aici din șabloane predefinite: peste 4.000 de modele de fișe de post, plus șabloane pentru contracte de muncă, declarații privind funcția de bază sau note de lichidare. Șabloanele de documente sunt concepute pe baza legislației în vigoare și se actualizează în funcție de aceasta.

Pentru companiile care angajează cetățeni străini, contractul individual de muncă poate fi generat simultan în română și într-o limbă de circulație internațională. Câmpurile variabile (nume, funcție, salariu) se preiau din profilul angajatului, iar dacă o companie are deja șabloane proprii, le poate importa și le poate utiliza. Mai mult, este disponibil și un istoric al modificărilor pentru fiecare document, iar fiecărui document i se atribuie automat o serie și un număr de înregistrare, evitându-se dubla numerotare sau alocarea greșită.

În plus, un detaliu care scurtează timpul de lucru este scanarea cărții de identitate sau a certificatului medical cu telefonul, urmată de extragerea automată a datelor direct în dosarul angajatului, prin tehnologia OCR (Optical Character Recognition). 

Mai mult, documentele pot fi trimise spre semnare din aplicație, iar angajatul le semnează olograf sau electronic, de pe orice dispozitiv conectat la internet. Accesul la documente rămâne strict pe niveluri: fiecare persoană vede doar propriul dosar, iar pentru documentele sensibile, precum fluturașii de salariu, există opțiunea unei parole unice sau a autentificării în doi pași.

Remindere HR

Aplicația oferă și opțiunea ca responsabilii de personal să fie notificați prin intermediul modulului de remindere, atunci când un termen sau un document urmează să expire.

Practic, la activarea modulului, se pot genera remindere pentru documentele fiecărui angajat, pe baza datelor deja completate în profilul acestuia: expirarea cărții de identitate, a permisului auto sau a permisului de ședere, a tichetelor de masă, apropierea reînnoirii instructajului SSM sau a examenului medical, finalul perioadei de probă sau al contractului, precum și termenele de transmitere a operațiunilor în Reges Online. Pentru fiecare, primești două avertizări: una din timp, cu câte zile înainte alegi tu, și una la data efectivă la care termenul a expirat.

Pe lângă acestea, poți crea și remindere proprii pentru situații care nu țin de un termen fix: un anunț general (programul din perioada sărbătorilor), o notă legată de un angajat anume (o revizuire salarială care se apropie), un document care așteaptă să fie finalizat sau semnat sau o evaluare nefinalizată. Fiecare regulă se configurează o singură dată (mesaj, destinatari, dată, frecvență etc.) și, după aceea, funcționează singură, inclusiv pentru angajații adăugați ulterior, iar notificările ajung prin aplicație, e-mail sau push pe telefon. 

Sistemul verifică și retroactiv, semnalând tot ce a rămas expirat sau neactualizat.

Legătura cu pontajul și cu programul de lucru

Un lider de echipă poate înregistra prezența, dacă are permisiunea și pentru colegii săi. Datele ajung în rapoarte, iar responsabilii pot organiza programul de lucru, crea și verifica schimburile alocate. În plus, sunt avertizați dacă turele planificate depășesc norma lunară, înainte ca asta să devină o problemă la calculul salariilor.

Delegații, concedii medicale și evenimente contractuale

Delegațiile angajaților, interne sau externe, se pot administra tot din aplicația HRiFlow. Sistemul calculează și partea impozabilă, la cursul euro-BNR, iar valoarea diurnei este ulterior transferată în statul de plată și ilustrată în fluturașul de salariu.

Când un angajat intră în concediu medical, suspendarea contractului se poate face din HRiFlow, inclusiv transmiterea în Reges Online. Stagiul de cotizare este afișat în dreptul cererii, iar salariul se recalculează în funcție de zilele efectiv lucrate.

La angajare, aplicația te ajută să generezi cu ușurință documentele necesare și să le completezi cu informațiile despre angajat printr-un singur click, pe baza datelor din profilul candidatului.

Exemple de utilizare (use-case-uri)

• O companie deschide o poziție nouă: anunțul poate fi creat în HRiFlow și distribuit pe BestJobs, eJobs, OLX și pe site-ul propriu, iar toate candidaturile ajung în HRiFlow, unde pot fi analizate mai ușor;
• O organizație cu mai multe departamente: organigrama arată cine conduce fiecare echipă și câți oameni are, iar la fiecare mișcare de personal se actualizează automat.
• O companie angajează un cetățean străin: contractul de muncă poate fi generat bilingv din aplicație;
• O companie cu contracte pe perioadă determinată: reminderele avertizează din timp înainte ca perioada de probă sau contractul unui angajat să expire, astfel încât niciun termen important să nu fie pierdut;
• Un angajat intră în concediu medical: suspendarea contractului se poate realiza din HRiFlow și se transmite în Reges Online, iar salariul lunii respective se recalculează în funcție de zilele efectiv lucrate;
• O companie cu angajați care se deplasează frecvent: delegațiile pot fi administrate în aplicație cu o diurnă zilnică prestabilită, iar valoarea acesteia este afișată în statul de plată.

Alte precizări utile

Toate documentele generate ajung în dosarul personal al fiecărui angajat, sunt organizate pe serii și numere și sunt vizibile doar persoanelor cu drept de acces.

Modulul de documente este inclus gratuit în planurile Starter și Business, cu spațiu de stocare de până la 10 GB. În planul Standard, se facturează separat, per angajat. Modulul de remindere urmează aceeași logică: este inclus în Starter și Business, iar în planul Standard are acces limitat, volumul nelimitat achiziționându-se separat.

HRiFlow oferă și servicii de externalizare a salarizării și de consultanță, gândite pentru companiile care preferă să lase tot procesul în grija unei echipe de specialiști. Externalizarea cuprinde calculul salariilor, emiterea și transmiterea fluturașilor, întocmirea declarațiilor fiscale, gestionarea documentelor de personal, precum și transmiterea contractelor și a altor operațiuni în Reges Online. Din partea de consultanță fac parte actualizările legislative periodice și asistența la inspecțiile fiscale sau de muncă. Detalii suplimentare despre acest serviciu găsești pe pagina dedicată externalizării.

Pentru a testa aplicația HRiFlow, poate fi creat un cont nou și poate fi testată gratuit, timp de 15 zile. În plus, poate fi programată și o întâlnire online cu un specialist HRiFlow pentru o introducere detaliată în funcționalitățile aplicației.